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Indicazione di informazioni relative ad adozioni e minori adottati in atti e provvedimenti amministrativi - 18 aprile 2018 [8987089]

[doc. web n. 8987089]

Indicazione di informazioni relative ad adozioni e minori adottati in atti e provvedimenti amministrativi - 18 aprile 2018

Registro dei provvedimenti
n. 228 del 18 aprile 2018 

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito “Codice”);

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati)” (di seguito RGPD), in vigore dal 24 maggio 2016, e applicabile a partire dal 25 maggio 2018;

VISTA la segnalazione con la quale la Sig.ra XX, dipendente della Procura della Repubblica presso il Tribunale di XX, lamenta la violazione, da parte dell’ufficio di appartenenza, della normativa in materia di protezione dei dati personali in relazione alla indicazione, nel provvedimento di concessione dei permessi ex l. 104/92, delle generalità del suo figlio minore antecedenti l’adozione, in particolare, del cognome della famiglia di origine;

Vista la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 del 28 giugno 2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. La segnalazione.

Con la comunicazione del 16 settembre 2016, la Sig. ra XX, dipendente della Procura della Repubblica presso il tribunale di XX ha lamentato una presunta violazione del Codice, in quanto “nel provvedimento di concessione dei permessi ex l. 104/92 adottato in data XX venivano riportate nella premessa le vecchie generalità (cognome e nome, data e luogo di nascita) del minore prima della sua adozione … in contrasto con la normativa di settore a tutela dei minori adottati (art. 28 della l. 184/1983) nonché del rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, della dignità dell’interessato con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali (art. 2, comma 1, d.lgs. n. 196/2003)”, rappresentando che per la validità del predetto provvedimento sarebbe stato sufficiente “l’aver accertato e preso atto della certificazione di handicap con la connotazione di gravità (art. 3 co. 3 della legge n.104/92) rilasciata dalla competente Autorità Sanitaria riportante le nuove generalità del minore”.

2. I chiarimenti resi dal titolare del trattamento.

In risposta alle richieste di informazioni dell’Ufficio- volte a conoscere, tra l’altro, le ragioni in base alle quali nel provvedimento di concessione dei permessi ex l. 104/92, sono state riportate le generalità del minore, precedenti e successive all’adozione, nonché la sussistenza di ragioni ostative all’adozione di un “nuovo” provvedimento di concessione dei predetti benefici riportante le sole generalità del figlio necessitante di assistenza -  la Procura della Repubblica che ha direttamente trattato la pratica e il Ministero della Giustizia, titolare del trattamento, hanno fornito i chiarimenti richiesti.

Il Dirigente amministrativo della Procura della Repubblica  - con dichiarazione della cui veridicità risponde ai sensi dell’art. 168 del Codice - con nota del 16.2.2017, ha precisato che la segnalante già fruiva dei benefici previsti dalla legge n. 104/1992 durante il periodo in cui il minore era in affidamento. La dipendente reiterava la richiesta di concessione degli stessi benefici successivamente all’adozione del minore, in quanto “era suo intendimento avanzare al Ministero della Giustizia altra istanza di concessione di congedo retribuito di mesi 2 ex artt. 42, co. 5 d.lgs. 151/01 e 4 d.lgs. 119/11 alla quale occorreva allegare, a cura dell’interessata, copia del provvedimento di concessione dei benefici di questa dirigenza (come è stato), quale atto propedeutico del nuovo procedimento ministeriale, dalla quale risultasse il nuovo nome assunto dal minore adottato”. 

Lo stesso Dirigente  amministrativo ha escluso ogni violazione dell’art. 28, comma 3, l. n. 184/1983, in quanto “la redazione del provvedimento (oggi contestato) con richiamo all’intervenuta adozione, è pertinente ad un atto avente valenza esclusivamente interna nell’interesse della reclamante, del quale è stata rilasciata copia solo a quest’ultima”. Peraltro, all’istanza presentata la segnalante “ha allegato dichiarazione sostitutiva di notorietà nella quale sono riportati sia i dati anagrafici del minore affidato (…) sia quelli assunti dallo stesso a seguito dell’adozione (…)” e “ha autorizzato, spontaneamente, il trattamento dei dati, ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 23 del Codice della Privacy, nell’ambito del procedimento che lo riguardava”. 

Da ultimo, con nota del XX, il Dirigente amministrativo della Procura ha comunicato che per quanto riguardala procedura prevista per la concessione del congedo retribuito, ex art. 42, comma 5, della legge 151/2001 e, in particolare, la trasmissione del contestato provvedimento ex art. 33 104/92 al Ministero della Giustizia “detto Ministero… richiede sempre all’interessato anche la produzione di copia del provvedimento” e che “l’Ufficio di appartenenza del richiedente funge solo da tramite, provvedendo quest’ultimo alla sola trasmissione dell’istanza completa degli allegati atti depositati dal richiedente”.

Sono stati richiesti, successivamente, elementi anche al Ministero della Giustizia, Direzione Generale del Personale e della Formazione,  in quanto, sebbene il procedimento amministrativo, in virtù del riparto di competenze previsto dall’art. 2, comma 1, del d.lgs. n. 240/2006, sia stato materialmente istruito dalla Dirigente amministrativo dell’Ufficio giudiziario di appartenenza della segnalante, il trattamento fa capo, quanto alla titolarità, al Ministero stesso. Ciò in considerazione del fatto che (cfr. art. 4, comma 1, lett. f, del Codice), in attuazione della disciplina vigente, il Ministero decide le finalità del trattamento effettuato presso ogni Ufficio giudiziario. 

Con nota del 5.12.2017, il predetto Ministero, condividendo le osservazioni svolte dalla Dirigente amministrativo che ha adottato l’atto, ha evidenziato “l’assenza di qualsiasi violazione del Codice della privacy”, in quanto il trattamento dei dati relativi alla dipendente all’interno del procedimento per il rilascio dei permessi retribuiti ex lege 104/92 e per la concessione del periodo di aspettativa ai sensi dell’art. 42, comma 5, del d. lgs 26 marzo 2001, n. 151, è avvenuto nel pieno rispetto degli artt. 13, 20, 22 e 23 del Codice, che autorizzano “l’uso dei dati sensibili e giudiziari quando sono indispensabili  per svolgere attività istituzionali che non possono essere adempiute mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa, come nel caso dell’applicazione delle disposizioni della legge n. 104/92”, rammentando, altresì, che la dipendente “ai sensi degli artt. 13 e 23 del Codice, ha dato il proprio consenso al trattamento dei dati personali con la sottoscrizione dell’atto notorio del XX”.

3. Il quadro normativo di riferimento.

Le disposizioni sopra richiamate riconoscono al lavoratore dipendente che assiste persona con gravi disabilità, coniuge, parente o affine entro il secondo grado, il diritto di fruire di permessi retribuiti. Tale diritto non “può essere riconosciuto a più di un lavoratore dipendente per l'assistenza alla stessa persona con handicap in situazione di gravità. Per l'assistenza allo stesso figlio con handicap in situazione di gravità, il diritto è riconosciuto ad entrambi i genitori, anche adottivi, che possono fruirne alternativamente” (art. 33, comma 3, della legge 104/1992). 

L’art. 24 della legge 183/2010, sopra citata, ha innovato parzialmente il regime dei permessi per l’assistenza ai soggetti disabili contenuto nella legge n. 104/1992 e nel d.lgs. n. 151/2001, prevedendo l’istituzione, presso il Dipartimento della Funzione Pubblica, di una banca dati finalizzata al monitoraggio e al controllo sulla legittima fruizione dei permessi accordati ai pubblici dipendenti. In particolare, le amministrazioni sono tenute a comunicare: i nominativi dei dipendenti cui sono accordati i permessi; la tipologia di permesso fruita (per se stesso o per l’assistenza a terzi); per i permessi fruiti dal lavoratore padre o dalla lavoratrice madre, la specificazione dell’età maggiore o minore di tre anni del figlio; il contingente complessivo di giorni e ore di permesso fruiti da ciascun lavoratore nel corso dell’anno precedente per ciascun mese, specificando, in particolare, le ore o frazioni di ore fruite per ciascuna giornata nel corso del mese di riferimento (art. 24, comma 4, l. 183/2010). 

Al riguardo, si rappresenta che il trattamento di dati personali da parte dei soggetti pubblici è ammesso soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, nel rispetto dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice -  anche in relazione alla diversa natura dei dati - nonché dalla legge o dai regolamenti (cfr. art. 18-19), e dei principi di necessità, pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità perseguite (cfr. art. 11). Nel caso dei dati sensibili - tra i quali rientrano quelli idonei a rivelare lo stato di salute - trovano applicazione regole e garanzie più elevate, in base alle quali il trattamento è ammesso soltanto in base ad “un'espressa disposizione di legge nella quale sono specificati i tipi di dati che possono essere trattati e di operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite”(art. 20, 22 e 112 del Codice) 

Sono, inoltre, fatte salve dal Codice specifiche garanzie di “riservatezza” previste dalla normativa in materia di adozione (cfr. in particolare, art. 28, comma 3, della legge 184/1983) in quanto “disposizioni di legge e di regolamento che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di taluni dati personali” (art. 184, comma 3, del Codice).

4. Osservazioni dell’Autorità.

In base al quadro normativo sopra richiamato, il trattamento dei dati identificativi del minore e le informazioni sensibili relative al riconoscimento della situazione di “handicap di grave entità” risultano indispensabili ai fini del rilascio della concessione dei permessi retribuiti ex art. 33, legge 104/92, tenuto conto che spetta al datore di lavoro verificare in concreto la sussistenza dei presupposti previsti dalla legge per usufruire di tali benefici, dandone conto nel provvedimento (art. 20, 22 e 112 del Codice).

Non risultano, invece, elementi che possano determinare la necessità dell’indicazione, nel provvedimento contestato, dell’affidamento preadottivo del minore, delle vecchie generalità (cognome della famiglia di origine) e dell’attuale stato di figlio adottivo, atteso che gli unici presupposti per la concessione del beneficio sono lo stato di disabilità e il rapporto di filiazione.

A tal proposito, non rileva il consenso prestato dalla segnalante all’atto della dichiarazione sostitutiva ai sensi del d.P.R. 445/2000 (attestante le nuove generalità acquisite dal minore a seguito dell’azione) in quanto il presupposto di liceità del trattamento dei dati personali da parte dei soggetti pubblici è lo svolgimento delle funzioni istituzionali nel rispetto dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice, anche in relazione alla diversa natura dei dati, nonché dalla legge o dai regolamenti (art. 18, comma 3, del Codice). 

Alla luce delle risultanze istruttorie, quindi, il provvedimento oggetto della segnalazione avrebbe dovuto indicare soltanto le generalità del beneficiario dei permessi e dell’assistito, nonché il rapporto di filiazione, come in ogni altro caso, senza alcun riferimento alla vicenda adottiva, né, a maggior ragione, allo stato di affidamento precedente ed al cognome della famiglia di origine del minore. 
La redazione del provvedimento senza tali informazioni avrebbe senz’altro consentito al datore di lavoro sia l’adempimento degli obblighi di comunicazione alla P.C.M., sia la corretta istruzione della pratica da trasmettere al Ministero della Giustizia per la concessione del congedo.

Deve, però, del pari considerarsi che, nel caso di specie, i dati anagrafici del minore adottato erano già in possesso dell’amministrazione giudiziaria, in quanto già comunicati dalla segnalante in sede di richiesta dei benefici di legge al medesimo inerenti, il quale risultava all’epoca dei fatti ancora in stato di affidamento ed era pertanto stato indicato con le generalità di origine.

Si ritiene, pertanto, che, anche in considerazione della rilevanza meramente interna del provvedimento, che l’amministrazione ha assicurato esser stato «rilasciato in copia al solo dipendente», la condotta dalla stessa tenuta non abbia violato quelle le specifiche garanzie di riservatezza previste dall’art. 28, comma 3, della legge n. 184/1983, che vieta a qualsiasi ente pubblico o privato, autorità o pubblico ufficio «di fornire notizie, informazioni, certificazioni, estratti o copie dai quali possa comunque risultare il rapporto di adozione».

Da parte dell’amministrazione giudiziaria dovrà in ogni caso assicurarsi che, per il futuro, atti e provvedimenti amministrativi analoghi a quelli oggetto della segnalazione, siano redatti senza l’indicazione di informazioni relative all’adozione o alle generalità dei minori precedenti la stessa, e di impartire, al riguardo, opportune istruzioni agli uffici periferici.

TUTTO CIO PREMESSO IL GARANTE

a. ai sensi degli articoli 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, prescrive al Ministero della Giustizia, per il futuro, che atti e provvedimenti amministrativi analoghi a quelli oggetto della segnalazione, siano redatti senza l’indicazione di informazioni relative all’adozione o alle generalità dei minori precedenti la stessa, nel rispetto dell’art. 11, comma 1, lett. a), del Codice, e di impartire, al riguardo, opportune istruzioni agli uffici periferici;

b. ai sensi dell'art. 157 del Codice, invita, altresì, il Ministero della Giustizia, entro 30 giorni dalla data di ricezione del presente provvedimento, a far conoscere quali iniziative siano state intraprese al fine di dare attuazione a quanto prescritto nel presente provvedimento e di fornire comunque riscontro adeguatamente documentato. Si ricorda che il mancato riscontro alla richiesta ai sensi dell'art. 157 è punito con la sanzione amministrativa di cui all'art. 164 del Codice.

Ai sensi degli articoli 152 del Codice e 10 del decreto legislativo n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 18 aprile 2018

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE 
Busia