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Parere su una istanza di accesso civico -18 aprile 2018 [8983308]

[doc. web n. 8983308]

Parere su una istanza di accesso civico -18 aprile 2018

Registro dei provvedimenti
n. 231 del 18 aprile 2018

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Visto l’art. 5, comma 8, del d. lgs. n. 33 del 14 marzo 2013 recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

Visto l’art. 154, comma 1, lett. g), del Codice in materia di protezione dei dati personali - d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito “Codice”);

Vista la Determinazione n. 1309 del 28/12/2016 dell’Autorità Nazionale Anticorruzione-ANAC, adottata d’intesa con il Garante, intitolata «Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013», in G.U. Serie Generale n. 7 del 10/1/2017 e in http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/AttivitaAutorita/AttiDellAutorita/_Atto?ca=6666 (di seguito “Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico”);

Visto il provvedimento del Garante n. 521 del 15/12/2016, contenente la citata «Intesa sullo schema delle Linee guida ANAC recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico», in www.gpdp.it, doc. web n. 5860807;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Licia Califano;

PREMESSO

Con la nota in atti il Difensore civico regionale del Lazio, ha chiesto al Garante il parere previsto dall’art. 5, comma 8, del d. lgs. n. 33 del 14 marzo 2013, nell’ambito del ricorso avverso un provvedimento di accoglimento parziale di un accesso, adottato dal Consiglio regionale del Lazio.

Nello specifico, dagli atti risulta che sia stata presentata un’istanza di accesso civico avente a oggetto «tutta la documentazione che ha portato all’approvazione della graduatoria per la progressione economica orizzontale dalla categoria economica D1 alla categoria economica D2».

L’amministrazione ha accolto parzialmente l’accesso civico, mettendo a disposizione alcune Determinazioni relative ai criteri e all’esito della procedura, ma negando l’accesso agli altri documenti «per evitare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei partecipanti alla selezione per la progressione dalla categoria economica D1 alla categoria economica D2, in conformità con la disciplina legislativa in materia (art. 5-bis, comma 2, lett. a), in quanto l’ostensione dei documenti richiesti è suscettibile di determinare, a seconda delle ipotesi in cui possono essere utilizzati da terzi, proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013». 

È stato, inoltre, evidenziato che «le predette considerazioni impediscono, altresì di accordare un eventuale accesso civico parziale ai documenti in questione, tramite oscuramento dei nominativi delle persone interessate, in quanto il predetto accorgimento tecnico non eliminerebbe completamente la possibilità che i soggetti menzionati possano essere identificati attraverso i dati e le informazioni forniti, considerando il fatto che, nell’ambito della stessa Amministrazione […], gli interessati potrebbero facilmente essere individuati (cfr. Parere del Garante Privacy su una istanza di accesso civico n. 528 del 14 dicembre 2017)». 

OSSERVA

1. Introduzione

La disciplina di settore in materia di accesso civico contenuta nel d. lgs. n. 33/2013 prevede che l’accesso civico, quale istituto preordinato a «favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e […] promuovere la partecipazione al dibattito pubblico» (art. 5, comma 2), è rifiutato, fra l’altro, «se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela [della] protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (art. 5-bis, comma 2, lett. a)).

Si ricorda che per «dato personale» si intende «qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale» (art. 4, comma 1, lett. b), del Codice).

In tale quadro, sotto il profilo procedurale, occorre evidenziare che l’amministrazione cui è indirizzata la richiesta di accesso è tenuta a coinvolgere i controinteressati, individuati ai sensi dell’art. 5-bis, comma 2 (art. 5, comma 5, del d. lgs. n. 33/2013).

Inoltre, il Garante deve essere sentito dal Difensore civico nel caso di ricorso a esso presentato, laddove l’accesso sia stato negato o differito per motivi attinenti alla tutela della «protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (artt. 5, comma 8; 5-bis, comma 2, lett. a)).

2. Il caso sottoposto al Garante

Nel caso sottoposto all’attenzione del Garante dal Difensore civico risulta che sia stata presentata una richiesta di accesso civico all’intera documentazione detenuta dal Consiglio regionale del Lazio prodromica e funzionale all’approvazione di una graduatoria per la progressione economica del personale del predetto Consiglio.

Dagli atti risulta che si tratta di numerosi documenti, contenenti dati e informazioni personali di specie e natura diversa, che l’amministrazione ha qualificato anche come sensibili e giudiziari.

Si tratta nello specifico, come riportato nella nota di riscontro della p.a., della seguente documentazione:

- domande di partecipazione di 108 partecipanti alla selezione (fra cui anche soggetti che sono stati esclusi o che hanno rinunciato), con allegata copia del documento di riconoscimento e con indicazione, fra l’altro, dei dati identificativi e di contatto (telefono, mail), del numero di matricola, dell’ anzianità lavorativa e dei dati relativi alla decorrenza dell’inquadramento giuridico ed economico, delle informazioni relative al servizio prestato, dei titoli posseduti, dei periodi di aspettativa, dell’esistenza o meno (con indicazione della tipologia) di condanne penali o di provvedimenti disciplinari, della firma autografa, delle altre informazioni personali indicate dai partecipanti;

- schede di valutazione compilate dal dirigente;

- atti relativi al soccorso istruttorio;

- atti relativi alle verifiche sulle dichiarazioni rese dai partecipanti;

- comunicazioni inviate ai partecipanti, comprensive delle notifiche contenenti le motivazioni dell’esclusione dalla procedura di selezione;

- schede finali di valutazione dei dipendenti;

- file riepilogativo delle voci che hanno determinato la valutazione e le attribuzioni del relativo punteggio dei partecipanti alla selezione.

Ciò chiarito, con particolare riferimento alla documentazione citata, deve essere ricordato che i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico – a differenza di quelli che si ricevono tramite l’accesso ai documenti amministrativi ai sensi della legge n. 241 del 7/8/1990 – divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013).

Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità dell’accesso civico che va valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti controinteressati (108 partecipanti alla selezione), in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso integrale ai documenti richiesti, oppure fornire un accesso parziale.

In tale quadro, si ritiene che – ai sensi della normativa vigente e delle indicazioni contenute nelle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico – il Consiglio regionale del Lazio abbia correttamente respinto l’accesso civico documenti richiesti sopra identificati. Ciò in quanto la relativa ostensione, unita alla generale conoscenza e al particolare regime di pubblicità dei dati oggetto di accesso civico, può arrecare ai soggetti controinteressati, a seconda delle ipotesi e del contesto in cui i dati e le informazioni fornite possono essere utilizzate da terzi, proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.

Infatti – considerata la tipologia e la natura dei dati e delle informazioni personali oggetto dell’istanza di accesso civico nel caso in esame, attinenti peraltro anche ad aspetti dettagliati della vita lavorativa e della moralità di dipendenti pubblici partecipanti a una selezione interna all’amministrazione finalizzata alla progressione della categoria economica – si ritiene che dall’ostensione dei documenti richiesti potrebbero derivare agli interessati, anche sul piano relazionale e professionale, ripercussioni negative sia all’interno dell’ambiente lavorativo che all’esterno (si pensi, ad esempio, a eventuali prospettive di impiego cui gli interessati potrebbero aspirare al di fuori dell’amministrazione, oppure alla possibile esposizione a condotte censurabili quali minacce, intimidazioni, ritorsioni o turbative al regolare svolgimento delle funzioni pubbliche o delle attività di pubblico interesse esercitate). A ciò si aggiunga che deve essere tenuta in adeguata considerazione la ragionevole aspettativa di confidenzialità riposta dai lavoratori impiegati presso l’ente, con particolare riferimento alle informazioni contenute nel proprio fascicolo personale, quali le componenti della valutazione, o comunque alle notizie concernenti il rapporto di lavoro tra il personale dipendente e l’amministrazione (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

Si concorda, inoltre, con le motivazioni riportate nel provvedimento del predetto Consiglio regionale in ordine all’impossibilità di fornire, nel caso di specie, un eventuale accesso civico parziale ai documenti richiesti con oscuramento dei dati personali. Anche in tale caso, infatti, dal complesso delle informazioni e delle vicende ivi riportate, i soggetti menzionati potrebbero essere facilmente re-identificati da soggetti terzi, anche all’interno dell’Amministrazione stessa.

Resta, in ogni caso, salva la possibilità di accedere alla documentazione richiesta, laddove venga dimostrata l’esistenza di «un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso», ai sensi degli artt. 22 ss. della l. n. 241 del 7/8/1990.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE 

esprime parere nei termini suesposti in merito alla richiesta del Difensore civico regionale del Lazio, ai sensi dell’art. 5, comma 8, del d. lgs. n. 33/2013.

Roma, 18 aprile 2018

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia