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Trasmissione al dipendente di documentazione di carattere personale in modalità che consentono la visione a terzi - 5 dicembre 2013 [2896275]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
2896275
Data:
05/12/13
Argomenti:
Lavoro , Valutazioni
Tipologia:
Prescrizioni e divieto del Garante

[doc. web n. 2896275]

Trasmissione al dipendente di documentazione di carattere personale in modalità che consentono la visione a terzi - 5 dicembre 2013

Registro dei provvedimenti
n. 546 del 5 dicembre 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito "Codice");

VISTA la segnalazione presentata da XY concernente la comunicazione di dati personali riferiti all´interessata effettuata dal Tribunale di Barcellona Pozzo di Gotto;

VISTE le "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", adottate con provvedimento del 14 giugno 2007 (pubblicato nella G.U. 13 luglio 2007, n. 161), in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1417809;

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini

PREMESSO

1.1. XY, dipendente del Ministero della giustizia presso il Tribunale di Barcellona Pozzo di Gotto e distaccata dall´8 novembre 2011 presso l´Ufficio di servizio sociale per i minorenni di Messina (di seguito USSM), ha lamentato la violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali da parte del Tribunale con riguardo alle modalità impiegate per farle pervenire documentazione di carattere personale, sì da consentire a terzi di prenderne visione. In particolare, il dirigente amministrativo del Tribunale di Barcellona Pozzo di Gotto avrebbe trasmesso ad un´utenza fax dell´USSM una nota recante in allegato una scheda di valutazione prodromica alla valutazione definitiva concernente la segnalante "per l´attribuzione del Fua 2010 [fondo unico di amministrazione], che riportava un coefficiente di valutazione di KW prestazione lavorativa "adeguata" affinché si provvedesse a comunicarla e se ne restituisse copia debitamente vistata" (cfr. segnalazione, pp. 1 e 2); tale comportamento sarebbe stato reiterato anche in successive comunicazioni relative a tale procedimento di valutazione (cfr. all. nn. 3, 5, 7 e 8 alla segnalazione, cit.).

A detta della segnalante, tali modalità di trasmissione − utilizzate nonostante l´interessata avesse in uso "un numero di telefonia mobile fornito dalla Amministrazione […] e di cui il Tribunale, Segreteria del personale, [era] a conoscenza" e fosse altresì "titolare della casella di posta elettronica personale istituzionale proprio sul dominio del Ministro della giustizia" – si porrebbero in violazione della disciplina di protezione dei dati personali in quanto avrebbero reso "edotti soggetti terzi" (in particolare, il personale "addetto al fax, sia quello dell´ufficio di protocollo, tutto personale dell´area I e II, nonché [lo] stesso Direttore dell´UMSS") di un atto "di esclusiva natura personale" (cfr. segnalazione p. 2).

Le lamentate modalità di trasmissione – che non sarebbero state osservate nei confronti di altri colleghi, rispetto ai quali erano state adottate idonee cautele (preavvisandoli telefonicamente della trasmissione affinché ricevessero personalmente la documentazione: cfr. p. 2 ss. segnalazione) – sarebbero altresì in contrasto con l´art. 14 dell´accordo sindacale concernente "la definizione dei criteri e del procedimento per la valutazione del personale nell´anno 2010" ai fini della distribuzione del Fua, in base al quale "nell´ambito di ciascuna unità organizzativa, all´esito del periodo di valutazione, l´Organo valutatore, prima della determinazione definitiva, comunica a ciascun dipendente la scheda di valutazione" al fine di consentire al destinatario, nei successivi dieci giorni, di contestarne il contenuto (cfr. art. 14, accordo del 10 novembre 2011).

L´interessata ha infine osservato che il dirigente del Tribunale avrebbe dovuto inviare la scheda valutativa mediante lo strumento della "lettera raccomandata A/R" al proprio indirizzo di residenza rimasto invariato dal 21 settembre 1994 e "ben noto al dirigente, che [lo] ha utilizzato per qualsiasi comunicazione necessaria negli anni" precedenti (cfr. note del 13 giugno 2012 e del 10 luglio 2012).

2.1. Nel riscontro fornito dal Tribunale (con nota del 4 giugno 2012), è stato dichiarato che:

a) l´interessata avrebbe "interrotto qualsivoglia forma di contatto" con il Tribunale, "omettendo di comunicare […] le modalità con cui poteva essere eventualmente rintracciata";

b) ove la stessa "fosse stata dotata di Pec personale, e tale Pec fosse stata a conoscenza di quest´ufficio, l´invio della documentazione elettronica con detto mezzo avrebbe fornito al mittente prova con valenza legale dell´avvenuto invio e consegna di tale documentazione";

c) in base all´accordo del 12 novembre 2011 sull´utilizzazione del Fua 2010, le schede di valutazione devono essere comunicate al dipendente "non oltre il 31 dicembre 2011";

d)  in data 23 dicembre 2011, "in assenza […] di qualsivoglia recapito personale presso l´Ufficio di distacco [è stata] inviata via fax alla Segreteria amministrativa della USSM di Messina la nota prot. 2490 contenente in allegato la scheda di valutazione […] perché il detto Ufficio ne curasse la consegna alla diretta interessata";

e) in data 30 dicembre 2011 "con nota prot. 4939 l´UMMS di Messina trasmetteva a mezzo fax la lettera di trasmissione e copia della scheda di valutazione firmata per ricevuta dalla [segnalante] in data 27 dicembre";

f)  "in data 9 gennaio 2012 giungeva [alla direzione amministrativa del Tribunale] raccomandata A/R datata 4 gennaio 2012 con la quale la [segnalante] contestava la valutazione" senza indicare "recapiti per le ulteriori comunicazioni";

g) il numero dell´utenza mobile, fornito alla segnalante dall´Amministrazione, non sarebbe "mai stato utilizzato per rintracciare l´interessata" e l´eventuale utilizzo della casella di posta elettronica esistente sul dominio del Ministero a disposizione dell´interessata, non trattandosi di posta elettronica certificata (PEC), "non avrebbe fornito al mittente prova con valenza legale dell´avvenuto invio e consegna di tale documentazione"(cfr. nota 4 giugno 2012, p. 2);

h) né il menzionato accordo sindacale, né la nota ministeriale a questo allegata preciserebbero le modalità di trasmissione delle schede valutative;

i) "con nota del 26 gennaio 2012 è stata richiesta la comunicazione in forma riservata della scheda contenente la valutazione definitiva che è stata trasmessa sempre al fax dell´USSM, canale di trasmissione che era stato utilizzato dalla stessa [segnalante] per la trasmissione della scheda di valutazione firmata per ricevuta";

j)  tutte le precedenti comunicazioni di servizio riguardanti l´interessata sarebbero state indirizzate alla menzionata segreteria amministrativa dell´UMSS.

Con comunicazione del 27 giugno 2012 il Tribunale ha ulteriormente precisato che:

a) la trasmissione della scheda di valutazione via fax avrebbe rappresentato "il mezzo più celere ed economico […] attesa la scadenza del 31 dicembre 2011 fissata dalla nota ministeriale per la comunicazione";

b) "il personale della segreteria amministrativa della UMSS di Messina, in quanto incaricato del trattamento dei dati è tenuto a trattare dati personali anche comuni secondo le modalità di cui all´art. 11 del d.lg. 196/2003 nonché al rispetto del segreto d´ufficio";

c) il trattamento effettuato sarebbe "avvenuto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali" (ai sensi dell´art. 18 comma 2 del Codice), "nel rispetto del principio di necessità e di pertinenza e non eccedenza (art. 11 d.lg. cit.) per le finalità e gli scopi previsti dall´accordo".

2.2. Il Ministero della giustizia−Dipartimento dell´organizzazione giudiziaria del personale e dei servizi, presso il quale pure sono stati acquisiti elementi in relazione alla vicenda, ha dichiarato che la segnalazione concerne "dati inerenti la gestione del rapporto di lavoro, in quanto tali rimessi alla competenza esclusiva del dirigente amministrativo" (cfr., artt. 17 comma 1, lett. e), d.lgs. n. 165/2001 e art. 2 d.lgs. n. 240/2006) ritenendo altresì, con riguardo ai trattamenti in esame, che "le articolazioni centrali e periferiche di questo Ministero, in qualità di titolare del trattamento dei dati personali dei propri dipendenti, risultano destinatarie delle previsioni contenute nel d.m. n. 306 del 12 dicembre 2006 […] e delle Linee guida in materia di trattamento dei dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico [….]".

3.1. Con riguardo al caso di specie, deve in primo luogo chiarirsi che, diversamente da quanto rappresentato dal Ministero della giustizia, è quest´ultimo a doversi ritenere titolare del trattamento effettuato nel caso di specie da parte della Direzione amministrativa del Tribunale di Barcellona Pozzo di Gotto.

I trattamenti in esame, ancorché materialmente effettuati dal personale amministrativo del Tribunale (conformemente al riparto delle competenze amministrative previsto dall´art. 2, comma 1, d.lgs. n. 240/2006), fanno capo, quanto alla loro titolarità, al Ministero della giustizia. Ciò in considerazione del fatto che, in attuazione della disciplina vigente (cfr. art. 28 del Codice), il Ministero decide le finalità del trattamento effettuato presso ogni Ufficio giudiziario (ivi compreso quello di Barcellona Pozzo di Gotto) e le modalità del trattamento. In proposito emerge dalla documentazione acquisita che "la definizione dei criteri e del procedimento per la valutazione del personale nell´anno 2010" ai fini della distribuzione del Fua sono stati concordati dal Ministero mediante apposito accordo sindacale del 12 novembre 2010 e che con successivo accordo del 10 novembre 2011 sono state condivise le condizioni economiche concernenti l´utilizzazione del Fua per il 2010.

Nel trasmettere quest´ultimo accordo agli Uffici giudiziari periferici, meri attuatori delle misure così stabilite, il Dipartimento dell´organizzazione giudiziaria del personale e dei servizi del Ministero ha impartito istruzioni e chiarimenti in ordine alle concrete modalità di svolgimento del procedimento di valutazione in questione (e quindi delle conseguenti operazioni di trattamento) e ai criteri di commisurazione dei compensi accessori da erogare ai dipendenti da parte degli "organi valutatori" (cfr. comunicazione del 21 novembre 2011, prot. m_dg.21/11/2011.0112683). Per quanto qui rileva, il Ministero tramite il menzionato Dipartimento – avvalendosi delle proprie prerogative di titolare del trattamento – ha disposto modalità e tempi di trasmissione delle schede di valutazione da parte degli Organi valutatori ai dipendenti, impartendo altresì le necessarie istruzioni circa la conservazione delle schede presso gli organi valutatori medesimi, "omettendone l´invio [alla] Amministrazione centrale".

3.2. Tanto premesso, deve ritenersi che nel caso di specie abbia avuto luogo una illegittima comunicazione di dati personali (cfr. artt. 4, comma 1, lett. l), 11, comma 1, lett. a), 18, comma 2 e 19, comma 1 del Codice).

Ed invero, le comunicazioni nell´ambito della pubblica amministrazione risultano disciplinate dall´art. 19 del Codice, il quale – al comma 1 – prevede che le stesse, come ogni altro tipo di trattamento di dati diversi da quelli sensibili e giudiziari, siano consentite per lo svolgimento delle funzioni istituzionali (art. 18, comma 2) anche in mancanza di una specifica norma di legge o di regolamento.

Non rileva, invece, il disposto dei successivi commi 2 e 3 del medesimo art. 19, i quali disciplinano, rispettivamente, le ipotesi – non ricorrenti nel caso di specie – della comunicazione tra differenti amministrazioni e tra amministrazione e soggetto privato (cfr. al riguardo la recente sentenza della Corte di cassazione n. 22100 del 16 aprile 2013, secondo la quale l´art. 19, comma 2, del Codice "non trova applicazione" quando "i dati relativi al ricorrente sono stati trasmessi all´interno della stessa amministrazione").

Pur non essendo, pertanto, richiesta una specifica norma di legge o regolamento per legittimare la comunicazione, la stessa deve tuttavia rispettare i criteri generali previsti dal Codice in relazione ad ogni trattamento di dati personali, primo fra tutti quello della liceità e correttezza di cui all´art. 11, comma 1, lett. a); nel caso di specie, il personale della direzione amministrativa del Tribunale ha comunicato via fax documentazione contenente dati personali (la menzionata scheda di valutazione riferita all´interessata, prodromica alla determinazione definitiva), indirizzandola non alla dipendente (come invece espressamente stabilito dall´art. 14 del richiamato accordo sindacale nonché dalla citata nota 21 novembre 2011 del Capo del Dipartimento dell´organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi), ma al diverso Ufficio presso il quale la stessa risultava distaccata, consentendo al personale ivi operante di prenderne indebitamente conoscenza.

Inoltre, in termini più generali, attesa la natura temporanea del distacco – come emerge dall´art. 30, comma 1, d.lgs. 10 settembre 2003, n. 276 – in capo al Tribunale permanevano una pluralità di adempimenti connessi alla gestione del rapporto di lavoro concernente l´interessata (come peraltro emerge dall´art. 30 comma 2, d.lgs. n. 276/2003 in base al quale "in caso di distacco il datore di lavoro rimane responsabile del trattamento economico e normativo a favore del lavoratore"); la scheda valutativa in questione era, infine, riferita ad un arco temporale (l´anno 2010) in cui l´interessata aveva prestato servizio presso il Tribunale.

Emerge, pertanto, chiaramente dall´analisi della normativa regolatrice che l´unico soggetto legittimato a trattare i dati connessi alla valutazione della dipendente (tramite il proprio personale debitamente incaricato ai sensi dell´art. 30 del Codice), oltre alle competenti strutture centrali del Ministero, fosse il Tribunale medesimo e non l´USSM.

Tanto anche in considerazione di quanto stabilito nel più volte richiamato Accordo del 12 novembre 2010 – Definizione dei criteri e del procedimento per la valutazione del personale nell´anno 2010, secondo cui la valutazione del personale deve essere eseguita "nell´ambito dell´unità organizzativa" (nel caso di specie il Tribunale: cfr. art. 2) e considerato quanto precisato altresì nelle istruzioni impartite dal Dipartimento dell´organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi secondo cui le schede di valutazione, da comunicarsi "al dipendente", devono "rimanere agli atti degli Organi valutatori, omettendone l´invio a questa Amministrazione centrale".

3.3. Anche considerando le peculiari modalità trasmissive in concreto utilizzate per l´invio della scheda di valutazione (l´utenza fax dell´UMSS, in alcun modo indicata dalla segnalante quale possibile recapito personale), senza che venissero contestualmente adottate opportune cautele volte a prevenire la conoscibilità di dati personali dell´interessata da parte di terzi, deve ritenersi che le informazioni personali riferite alla segnalante siano state indebitamente portate a conoscenza di terzi (con riguardo all´indebito utilizzo per comunicazioni individuali di apparati di ricezione fax non posti nella disponibilità esclusiva del destinatario, cfr. Provv.ti 14 febbraio 2013, n. 65, doc. web 2339462; 8 marzo 2007, doc. web n. 1390910; v. altresì Provv. 4 ottobre 2012, n. 276, doc. web n. 2089238, sulla necessità che vengano comunque adottate "idonee cautele protettive, specie quando attengono a valutazioni di prestazioni professionali e ad informazioni sull´attività valutativa"). Ben avrebbe potuto la direzione amministrativa provvedere ad una tempestiva comunicazione all´interessata individuando altre modalità per far pervenire alla (sola) destinataria la documentazione in questione, come ad esempio presso la residenza della segnalante (che la stessa ha dichiarato essere da tempo invariata e presso la quale ha provato di aver ricevuto comunicazioni da parte del Tribunale).

Deve, peraltro, rimarcarsi al riguardo che – come sostenuto dall´interessata e non contestato dalla dirigenza amministrativa del Tribunale – non sono state invece utilizzate le medesime modalità di comunicazione nei confronti degli altri colleghi, rispetto ai quali si è ritenuto di adottare idonee cautele, preavvisando telefonicamente gli stessi della trasmissione affinché ricevessero personalmente la documentazione (cfr. p. 2 ss. della segnalazione).

Il comportamento tenuto dal personale operante presso il Tribunale nella vicenda in esame si è, infine, discostato dalle indicazioni fornite dal Garante nelle Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico del 14 giugno 2007 (e già al punto 5.5 della Deliberazione n. 53 del 23 novembre 2006, doc. web n. 1364939, Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati), nelle quali si è precisato che "fuori dei casi in cui forme e modalità di divulgazione di dati personali siano regolate specificamente da puntuali previsioni […], l´amministrazione deve utilizzare forme di comunicazione individualizzata con il lavoratore, adottando le misure più opportune per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali […] da parte di soggetti diversi dal destinatario, ancorché incaricati di talune operazioni di trattamento (ad esempio, inoltrando le comunicazioni in plico chiuso o spillato; invitando l´interessato a ritirare personalmente la documentazione presso l´ufficio competente; ricorrendo a comunicazioni telematiche individuali)" (punto 5.3) e, con espresso riferimento all´utilizzo del fax come mezzo trasmissivo, che "si devono comunque adottare opportune cautele che favoriscano la conoscenza dei documenti da parte delle sole persone a ciò legittimate" (cfr. punto 5.3, Linee guida cit.).

3.4. Né la circostanza che possa sussistere in capo al mittente, come nel caso di specie, un legittimo interesse ad acquisire prova dell´avvenuta ricezione della documentazione inviata, può esonerarlo dall´adottare opportune cautele volte ad evitare che soggetti diversi dal destinatario possano apprenderne il contenuto senza essere a ciò legittimati, prevenendo una lesione del diritto alla riservatezza e alla protezione dei dati dell´interessato.

Né giova al riguardo quanto rilevato dal Tribunale in ordine all´eventuale designazione quale incaricato del trattamento del personale addetto alla segreteria dell´USSM, posto che comunque la trasmissione della documentazione è stata effettua a soggetto non legittimato a ricevere la comunicazione (che quindi i propri incaricati non avevano titolo a trattare).

4. Da quanto sinora esposto emerge con tutta evidenza che la condotta posta in essere dal personale operante presso il Tribunale si è discostata dallo svolgimento delle finalità istituzionali delimitato dal quadro normativo ed amministrativo di riferimento sopra ampiamente illustrato. Ritenuta quindi illecita ai sensi degli artt. 11, comma 1, lett. a), 18, comma 2 e 19, comma 1 del Codice, la comunicazione di dati personali riferiti alla segnalante, deve prescriversi al Ministero della giustizia – Dipartimento dell´organizzazione giudiziaria del personale e dei servizi ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1, lett. c), del Codice, di adottare opportune misure, idonee a conformare il trattamento dei dati personali, con particolare riferimento ai dati trattati per finalità di gestione del rapporto di lavoro, anche alla luce delle indicazioni già formulate in via generale nelle Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico.

5. L´Autorità si riserva di valutare, con separato provvedimento, gli estremi per la contestazione della violazione amministrativa prevista dall´art. 162, comma 2-bis, del Codice.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

ritenuta illecita la comunicazione di dati personali riferiti alla segnalante da parte del personale operante presso il Tribunale di Barcellona Pozzo di Gotto, prescrive al Ministero della giustizia - Dipartimento dell´organizzazione giudiziaria del personale e dei servizi, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), 144 e 154, comma 1, lett. c), del Codice, di adottare opportune misure, idonee a conformare il trattamento dei dati personali nell´ambito della gestione del rapporto di lavoro alla disciplina di protezione dei dati personali, anche alla luce delle indicazioni già fornite in via generale nelle Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 5 dicembre 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia