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Notifica di determinazioni aventi ad oggetto l'irrogazione di sanzioni disciplinari e misure per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali

Il reclamante ha lamentato, per quanto rileva ai fini della disciplina in materia di protezione dei dati personali, le modalità adottate per notificargli determinazioni aventi ad oggetto l'irrogazione di sanzioni disciplinari che lo hanno interessato

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
2174582
Data:
18/10/12
Argomenti:
Sanzioni disciplinari
Tipologia:
Prescrizioni del Garante

[doc. web n. 2174582]

Notifica di determinazioni aventi ad oggetto l´irrogazione di sanzioni disciplinari e misure per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali - 18 ottobre 2012

Registro dei provvedimenti
n. 297 del 18 ottobre 2012

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTA la segnalazione del 31 ottobre 2011 presentata da XY, concernente il trattamento di dati personali riferiti all´interessato effettuato dalla Regione Sardegna - Assessorato degli affari generali, personale e riforma della regione;
VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali);

VISTE le "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", adottate con provvedimento del 14 giugno 2007 (pubblicato nella G.U. 13 luglio 2007, n. 161);

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1.1. Con segnalazione del 31 ottobre 2011, concernente il trattamento di dati personali riferiti all´interessato effettuato dalla Regione Sardegna - Assessorato degli affari generali, personale e riforma della regione, XY – dipendente della Regione medesima – ha lamentato, per quanto rileva ai fini della disciplina in materia di protezione dei dati personali, le modalità adottate per notificargli determinazioni aventi ad oggetto l´irrogazione di sanzioni disciplinari che lo hanno interessato, trasmesse con le note dell´8 luglio 2011 e del 12 settembre 2011. Queste ultime, infatti, gli sarebbero state notificate a mano, "senza alcuna busta (semplici fogli) in aperta violazione della legge sulla privacy […] visibili da tutti e i colleghi hanno potuto vedere queste comunicazioni riservate". A detta del segnalante, invece, la loro consegna sarebbe dovuta avvenire "in busta chiusa e [lo stesso] avrebbe dovuto firmare un semplice foglio" in occasione del ritiro del plico chiuso.

1.2. Al fine di verificare la liceità del trattamento di dati personali effettuato e di acquisire elementi idonei ad accertare la conformità al Codice dei trattamenti oggetto della segnalazione, l´Ufficio ha formulato richieste d´informazione nei confronti della Regione, cui è stato dato riscontro con nota del 9 maggio 2012 con la quale l´ente ha precisato che:

a. le comunicazioni in questione, concernenti l´irrogazione di sanzioni disciplinari nei confronti del segnalante, sono state "protocollate nell´apposito protocollo riservato e trasmesse, con lettera raccomandata a.r., al […] dipendente";

b. gli atti relativi al procedimento disciplinare sono stati inviati secondo le menzionate modalità, senza essere stati ritirati dal segnalante, come risulta dalla circostanza che "il servizio postale li ha restituiti al mittente per compiuta giacenza", e ciò avrebbe reso pertanto necessario "l´utilizzo di altra modalità di comunicazione, [segnatamente] fare effettuare le notifiche all´interessato dalla Direzione generale degli enti locali e finanze, presso la quale presta servizio";

c. "tutte le comunicazioni da notificare sono state consegnate all´ufficio predetto in busta chiusa, con indicazione del protocollo riservato e si ritiene che siano state trattate con riservatezza. […] copia delle stesse note è stata inoltre trasmessa con le stesse modalità alle direzioni generali degli enti locali e della ragioneria in quanto tenute ad applicare la sanzione".

1.3. Nel ribadire il contenuto della segnalazione, precisando le ragione del mancato ritiro della corrispondenza per la quale si era formata la compiuta giacenza, il segnalante ha evidenziato la mancata indicazione, da parte del titolare del trattamento, dell´identità della persona ed ha eccepito la legittimazione della stessa nel procedere alla materiale notificazione a sue mani delle contestazioni disciplinari, precisando che tali atti gli sarebbero stati "notificati dal […] capo-ufficio […] dato che mancava il direttore del […] servizio" (cfr. nota 26 maggio 2012).

1.4. A quest´ultimo riguardo la Regione, con nota del 31 agosto 2012, evidenziando la necessità dell´osservanza di termini perentori nella notifica degli atti afferenti al procedimento disciplinare, ha precisato che:

a. "solo quando non va a buon fine la trasmissione con raccomandata a.r., la consegna avviene attraverso al direzione generale dove il dipendente presta servizio. Questa modalità dà la certezza dell´avvenuta consegna entro i termini, garanzie che dal punto di vista formale non vengono assicurate con l´uso della mail, dato che i dipendenti non sono ancora abilitati all´uso della PEC";

b. la comunicazione della sanzione disciplinare sarebbe stata effettuata, come affermato anche dal segnalante, "in assenza del dirigente titolare del servizio al quale [è assegnato il segnalante], dal funzionario che stava svolgendo temporaneamente e legittimamente le relative funzioni, come prescrive l´art. 30 della legge regionale 13 novembre 1998, n. 31 […] e quindi, da persona dotata di tutte le responsabilità, prerogative e oneri del dirigente che sostituiva", in conformità agli artt. 23 e 25 della medesima legge;

c. peraltro, la medesima persona che ha provveduto alla notifica, nella sua qualità di dirigente pro-tempore della struttura cui il segnalante è assegnato, era altresì tenuta "a conoscere il contenuto della sanzione per verificarne la corretta applicazione".

2. Con riguardo ai fatti oggetto di segnalazione – segnatamente in relazione alle modalità di notificazione delle menzionate note aventi ad oggetto l´irrogazione della sanzione disciplinare –, ritenuta applicabile la disciplina di protezione dei dati personali, alla luce delle dichiarazioni rese all´Autorità nel corso del procedimento – della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell´art. 168 del Codice ("Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") – deve rilevarsi che, nel caso di specie, non risultano violazioni della disciplina di protezione dei dati personali.

Infatti, la consegna materiale delle note risulta essere avvenuta ad opera del funzionario cui, in assenza (ancorché temporanea) del dirigente, competono – ai sensi dell´art. 30, comma 2, l.r. 13 novembre 1998, n. 31, Disciplina del personale regionale e dell´organizzazione degli uffici della Regione secondo cui "in caso di temporanea assenza del titolare, le funzioni di direttore di servizio sono esercitate dal funzionario con maggiore anzianità nella qualifica fra quelli assegnati al servizio" – tutte le attribuzioni a quest´ultimo rimesse. E tra queste, ai sensi dell´art. 23, comma 1, lett. g), l.r. n. 31/1998, lo svolgimento dei "procedimenti disciplinari di competenza" nonché, ai sensi dell´art. 25, comma 1, lett. b), l.r. n. 31/1998, la "la gestione delle attività di competenza del servizio e degli altri compiti ad esso delegati dal direttore generale, adottando i relativi atti e provvedimenti amministrativi […]".

Inoltre, come evidenziato dal titolare del trattamento, in ogni caso il funzionario operante in qualità di dirigente pro-tempore sarebbe stato comunque tenuto a prendere conoscenza della sanzione irrogata al proprio collaboratore, non fosse che "per verificarne la corretta applicazione".

Per tali ragioni deve quindi ritenersi che la notificazione dell´irrogazione della sanzione disciplinare a mani proprie del segnalante non sia avvenuta in violazione della disciplina di protezione dei dati personali, essendo stata effettuata ad opera di personale incaricato del trattamento, tale essendo anche quello, ricorrente nel caso di specie, la cui designazione risulti comunque effettuata "mediante atti di preposizione del lavoratore a unità organizzative per le quali venga altresì previamente individuato, per iscritto, l´ambito del trattamento consentito" (art. 30, comma 2, del Codice; cfr. altresì il punto 3 delle menzionate "Linee guida" ove si ribadisce che "la designazione degli incaricati può essere effettuata nominativamente o, specie nell´ambito di strutture organizzative complesse, mediante atti di preposizione del lavoratore a unità organizzative per le quali venga altresì previamente individuato, per iscritto, l´ambito del trattamento consentito (art. 30 del Codice))".

2.2. Diversamente, la disciplina di protezione dei dati personali determinerebbe un ingiustificato aggravio di adempimenti in capo al titolare del trattamento (nel caso in esame, la Regione) inutilmente onerosi laddove il personale cui sia rimessa la notificazione delle comunicazioni contenenti l´irrogazione della sanzione disciplinare, nonché preposto (in base alle regole interne di organizzazione) allo svolgimento dell´intero procedimento disciplinare e alla verifica dell´attuazione delle sanzioni che ne possono derivare, fosse chiamato, in fase di notifica all´interessato, ad adottare la cautela (in tal caso inutile) di "spillare" o consegnare "in busta chiusa" un documento del cui contenuto, in ragione delle mansioni svolte, può legittimamente aver preso conoscenza.

Misure queste, invece, opportune, nel diverso caso in cui il titolare si avvalga di personale incaricato del solo recapito (si pensi, ad esempio, ai commessi; cfr. in tal senso, le indicazioni, richiamate anche nel reclamo, fornite in termini generali dal Garante al punto 5.3 delle Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", cit.; non diversamente il punto 5.5 della Deliberazione n. 53 del 23 novembre 2006, doc. web n. 1364939, Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati).

2.3. Peraltro, in relazione alla notificazione di documentazione contenente contestazioni disciplinari – ipotesi che ricorre nel caso in esame – l´ordinamento espressamente prevede come legittima la consegna "a mano", atteso che, ai sensi dell´art. 55 bis, comma 5, d.lg. n. 165/2001, "ogni comunicazione al dipendente, nell´ambito del procedimento disciplinare, è effettuata tramite posta elettronica certificata, nel caso in cui il dipendente dispone di idonea casella di posta, ovvero tramite consegna a mano", contemperando così l´esigenza di speditezza del procedimento e di certezza quanto alla circostanza dell´avvenuta notificazione della comunicazione all´interessato con la necessità di assicurare la riservatezza del lavoratore.

La legge precisa poi che "per le comunicazioni successive alla contestazione dell´addebito, il dipendente può indicare, altresì, un numero di fax, di cui egli o il suo procuratore abbia la disponibilità" (cfr. secondo periodo dell´art. 55 bis, comma 5, d.lg. n. 165/2001). Nel caso di specie, tuttavia, il segnalante, solo con comunicazione del 19 settembre 2011 – successiva, quindi, rispetto all´avvenuta notificazione delle note oggetto di segnalazione –, chiedeva all´amministrazione di appartenenza di effettuare "qualsiasi comunicazione riguardante [lo stesso]" al proprio legale (cfr. nota 19 settembre 2011, allegata dal segnalante alla comunicazione del 15 settembre 2012).

2.4. Più in generale, come anche evidenziato dalla Regione, il titolare del trattamento può avere un legittimo interesse – specie in relazione a particolari tipologie di atti (ad es. con riguardo ad atti per i quali è stabilito un termine o dalla cui ricezione decorrono particolari effetti) – ad acquisire prova dell´avvenuta ricezione degli stessi che ben può essere precostituita, salva l´adozione delle menzionate cautele nell´individuazione dell´incaricato, mediante l´apposizione di una sottoscrizione ad opera del destinatario su copia della comunicazione allo stesso diretta (cfr., con riguardo ad esempio alle modalità di consegna di atti contenenti contestazioni disciplinari ovvero l´atto di recesso, Cass civ., Sez. lav., 1° giugno 1988, n. 3716; Cass civ., Sez. lav., 10 novembre 1990, n. 10853; Cass. civ., Sez. lav., 4 febbraio 1997, n. 1024; Cass civ., Sez. lav., 14 aprile 1999, n. 3707).

2.5. Infine, va altresì evidenziato che, nel caso di specie, in ragione della qualità di incaricato del trattamento in capo al funzionario che ha notificato le note in questione, neanche ricorre una comunicazione di dati a terzi ai sensi dell´art. 4, comma 1, lett. l), del Codice (nello stesso senso  cfr., ad esempio, Provv. 6 dicembre 2007, doc. web n. 1480772).

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

dichiara non fondata la segnalazione.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 18 ottobre 2012

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia